Gemaakte kosten moeten steeds met facturen, vrijwilligersvergoedingen of onkostennota’s bewezen worden. Deze kunnen maar eenmaal als bewijsstuk doorgegeven worden. Ter info: een kleine vergoedingsregeling voor kunstenaars (KVR) komt niet in aanmerking omdat bij een dynamoPROJECT het pedagogische aspect overweegt, zie regelgeving.
Facturen en dergelijke worden bewaard op school. Je moet ze niet toevoegen aan het financieel dossier dat je indient na afloop van je project. Bij nazicht van je dossier kunnen deze worden opgevraagd.
Op een factuur of onkostennota moet duidelijk te lezen staan:
- De datum: deze moet dateren na de datum van de e-mail waarin bevestigd wordt dat je aanvraag is goedgekeurd en na de startdatum opgegeven in je goedgekeurde projectaanvraag.
- Een beschrijving van de gemaakte kosten, bv. schildersdoeken, lasdraad …
- Gaat het om kosten van een workshop, een activiteit, een bezoek of een vervoerskost, dan staat de datum van de activiteit vermeld op de factuur. Deze datum valt tussen de in de aanvraag opgegeven begin- en einddatum van het project en tijdens de schooldagen, niet tijdens schoolvakanties.
Twijfel je welke kosten in aanmerking komen? Hier lees je de mogelijkheden.